Fórmulas de Excel: las que importan y cómo pedírselas a la IA

Hay una pregunta más honesta que "cuáles son las diez fórmulas más importantes de Excel", y es esta: si puedes describirle a una IA lo que necesitas y te devuelve la fórmula en cinco segundos, ¿para qué memorizar nada?

La respuesta corta es que sí conviene saberse unas cuantas, pero muchas menos de las que te han contado. Y que lo verdaderamente rentable en 2026 no es memorizar sintaxis, sino saber detectar cuándo la fórmula que te acaban de dar está mal. Porque las IA se equivocan en Excel de formas muy concretas y bastante predecibles, sobre todo si trabajas con la versión en español: ahí los argumentos se separan con punto y coma en lugar de coma, y los nombres de las funciones están traducidos, de modo que SUMIF es SUMAR.SI y XLOOKUP es BUSCARX.

Este artículo va de las dos cosas. Primero, las fórmulas que se usan a diario y merece la pena tener en la cabeza, con la sintaxis escrita entera para que la copies. Después, cómo pedirle a una IA las que no te sabes y cómo comprobar en treinta segundos que lo que te ha dado funciona.

Antes de las fórmulas: los tres fallos que las rompen

Casi todo el mundo que se atasca con Excel no se atasca por no conocer la función. Se atasca por una de estas tres cosas, y ninguna aparece en los listados al uso.

El separador de argumentos. En el Excel configurado en España, los argumentos de una función se separan con punto y coma, no con coma: =SUMA(A1;A2). Si copias una fórmula de una web en inglés, te va a fallar por dos motivos distintos que conviene no mezclar: el nombre en inglés (SUM) devuelve el error #¿NOMBRE?, mientras que la coma como separador hace que Excel rechace la fórmula con el aviso "Encontramos un problema con esta fórmula".

Y ojo con el matiz, porque genera mucha confusión: el separador no depende del idioma de Excel, sino de la configuración regional de Windows. Puedes tener Excel en español y separador de coma si tu sistema está en formato inglés. Hay además un segundo interruptor: en Opciones → Avanzadas, Excel tiene una casilla llamada "Usar separadores del sistema" que puede anular lo que diga Windows.

Las referencias relativas. Cuando escribes =A2*B2 y arrastras la fórmula hacia abajo, las referencias se desplazan solas: la fila siguiente calcula =A3*B3. Eso suele ser lo que quieres. Pero si una de las celdas es fija, por ejemplo el porcentaje de IVA que tienes guardado en B1, al arrastrar apuntará a B2, B3 y así, y los resultados saldrán mal sin dar ningún error. La solución es anclarla con el símbolo de dólar: =A2*$B$1. El atajo para ponerlo es F4 sobre la referencia.

Los números que en realidad son texto. Si importas datos de un sistema externo o pegas desde una web, es habitual que los números lleguen como texto. Se ven idénticos, pero SUMA los ignora y te da cero o un total que no cuadra. La pista visual es que aparecen alineados a la izquierda de la celda en lugar de a la derecha. Se arreglan con Datos → Texto en columnas, o multiplicando por uno.

Si dominas estos tres puntos, ya vas por delante de la mayoría de la gente que dice saber Excel.

Las fórmulas que sí merece la pena saberte

Esta es la tabla de referencia. Está escrita con punto y coma y con los nombres en español. Si tu Excel está en inglés, los nombres cambian pero la lógica es la misma.

Sintaxis con separador de punto y coma, correspondiente a la configuración regional española. BUSCARX requiere Excel 2021, Microsoft 365 o Excel para la web. UNIRCADENAS requiere Excel 2019 o posterior.

Fíjate en las dos últimas filas, porque ahí hay una trampa que hace perder tiempo: DIAS espera la fecha final en primer lugar y DIAS.LAB espera la inicial. Si copias las dos con el mismo orden de celdas, una de ellas te devolverá un número negativo. Y DIAS.LAB sin su tercer argumento descuenta sábados y domingos, pero no los festivos españoles: esos hay que pasárselos en un rango aparte.

Ahora los matices que la tabla no puede contener y que son los que de verdad te van a ahorrar tiempo.

Restar: no busques la función, no existe

Es de las consultas más buscadas del tema y de las que peor se explican. En Excel no hay una función RESTA(), y no hace falta: se resta con el signo menos, igual que en una calculadora.

=A2-B2

=A2-B2

=A2-B2

Si necesitas restar un total de varias celdas a un valor, combina:

=A2-SUMA(B2:B10)

=A2-SUMA(B2:B10)

=A2-SUMA(B2:B10)

Lo que a veces se lee por ahí, que hay que usar SUMA con los valores en negativo, es un rodeo innecesario. Funciona, pero no hay ninguna razón para hacerlo así.

Porcentajes: dos preguntas distintas que casi todo el mundo mezcla

Aquí está uno de los errores más repetidos de internet, y merece la pena separarlo bien porque son cálculos diferentes.

Cuánto es el 20% de 50. Multiplicas:

=50*20

=50*20

=50*20

El resultado es 10. También vale =50*0,2.

Qué porcentaje de 50 representa 20. Divides:

=20/50

=20/50

=20/50

El resultado es 0,4, que con formato de porcentaje se ve como 40%. Es el botón de % de la pestaña Inicio, no una fórmula distinta.

Cuánto ha variado un valor respecto a otro. La típica de comparar ventas entre dos periodos:

=(B2-A2)/A2

=(B2-A2)/A2

=(B2-A2)/A2

Si A2 son las ventas de enero y B2 las de febrero, esto te da la variación en tanto por uno. Con formato de porcentaje aplicado, lo lees directamente.

IVA: la fórmula corta y el error de teclado que la arruina

Para añadir el IVA general español del 21% a un precio que tienes en A2:

=A2*1,21

=A2*1,21

=A2*1,21

Para el camino inverso, sacar la base imponible de un precio que ya lleva el 21%:

=A2/1,21

=A2/1,21

=A2/1,21

Si prefieres tener el tipo en una celda aparte, por ejemplo en B1, ánclala:

=A2*(1+$B$1)

=A2*(1+$B$1)

=A2*(1+$B$1)

Y aquí está la trampa: esa celda B1 tiene que contener 21% o 0,21. Si escribes 21 a secas, Excel entiende que el IVA es del 2.100% y te multiplica el precio por 22. Con una salvedad: si le diste formato de porcentaje a la celda antes de teclear, Excel sí interpreta ese 21 como 21%. El fallo aparece cuando la celda está en formato General, que es lo habitual.

Recuerda además que en España conviven tres tipos, el general del 21%, el reducido del 10% y el superreducido del 4%, así que si trabajas con productos de distinta tributación, el tipo en celda aparte deja de ser una comodidad y pasa a ser necesario.

BUSCARX en lugar de BUSCARV

Si aprendiste Excel hace años, aprendiste BUSCARV. La propia Microsoft recomienda hoy usar BUSCARX en su lugar, y con motivo:

La versión moderna:

=BUSCARX(F2;A2:A100;D2:D100;"No encontrado")

=BUSCARX(F2;A2:A100;D2:D100;"No encontrado")

=BUSCARX(F2;A2:A100;D2:D100;"No encontrado")

Se lee de corrido: busca el valor de F2 dentro del rango A2:A100 y devuélveme lo que haya en la misma fila de D2:D100; si no lo encuentras, escribe "No encontrado".

Mantén BUSCARV en la cabeza solo por una razón: hay millones de archivos heredados que la usan y versiones antiguas de Excel donde BUSCARX no existe. Si te toca abrir el fichero de otro, la vas a ver.

=BUSCARV(F2;A2:D100;4;FALSO)

=BUSCARV(F2;A2:D100;4;FALSO)

=BUSCARV(F2;A2:D100;4;FALSO)

Ese FALSO del final no es opcional en la práctica. Sin él, Excel busca la coincidencia más aproximada y te devuelve datos incorrectos sin avisar.

Unir textos: olvídate de CONCATENAR

CONCATENAR sigue funcionando, pero Microsoft la mantiene por compatibilidad con archivos antiguos y advierte de que podría desaparecer en versiones futuras. Su sustituta directa se llama CONCAT, aunque en la práctica hay dos formas mejores. La rápida, con el símbolo &:

=A2&" "&B2

=A2&" "&B2

=A2&" "&B2

Y la que conviene cuando unes muchas celdas, porque gestiona el separador y se salta las vacías:

=UNIRCADENAS(" ";VERDADERO;A2;B2;C2)

=UNIRCADENAS(" ";VERDADERO;A2;B2;C2)

=UNIRCADENAS(" ";VERDADERO;A2;B2;C2)

El primer argumento es el separador, el segundo indica si debe ignorar las celdas vacías, y a partir de ahí van los textos.

Cuando el volumen de datos supera lo que una hoja de cálculo gestiona con comodidad, la conversación deja de ser sobre fórmulas. Ahí es donde entra el paso a una base de datos como Access, o directamente el análisis de datos como disciplina. Excel es excelente hasta que deja de serlo, y saber dónde está esa frontera vale más que cualquier fórmula.

Cómo pedirle una fórmula a la IA y que venga bien

Aquí está el cambio real de los últimos dos años. La pregunta ya no es qué fórmula usar, sino cómo describir tu problema para que la IA te dé la fórmula correcta a la primera.

Las IA fallan en Excel de cuatro maneras muy reconocibles. Si las tienes fichadas, detectas el problema antes de perder media hora.

Casi todos esos fallos se resuelven con un prompt bien construido. Este es el que puedes guardar y reutilizar:

Trabajo en Excel [pon aquí tu versión: Microsoft 365 / 2021 / 2019 / 2016]
en español, con punto y coma como separador de argumentos.

Mis datos están en la Hoja1, filas 2 a 500, con cabeceras en la fila 1:
- Columna A: Fecha
- Columna B: Comercial
- Columna C: Región
- Columna D: Importe en euros

Están en un rango normal, no en una Tabla de Excel.

Necesito: [describe aquí el resultado que quieres en una frase]

Devuélveme:
1. La fórmula en español, lista para pegar en la celda F2
2. Qué hace cada argumento, en una línea por argumento
3. Desde qué versión de Excel está disponible
4. Qué pasa si no encuentra datos o si hay celdas vacías

Si hay más de una forma de hacerlo, dame la más simple

Trabajo en Excel [pon aquí tu versión: Microsoft 365 / 2021 / 2019 / 2016]
en español, con punto y coma como separador de argumentos.

Mis datos están en la Hoja1, filas 2 a 500, con cabeceras en la fila 1:
- Columna A: Fecha
- Columna B: Comercial
- Columna C: Región
- Columna D: Importe en euros

Están en un rango normal, no en una Tabla de Excel.

Necesito: [describe aquí el resultado que quieres en una frase]

Devuélveme:
1. La fórmula en español, lista para pegar en la celda F2
2. Qué hace cada argumento, en una línea por argumento
3. Desde qué versión de Excel está disponible
4. Qué pasa si no encuentra datos o si hay celdas vacías

Si hay más de una forma de hacerlo, dame la más simple

Trabajo en Excel [pon aquí tu versión: Microsoft 365 / 2021 / 2019 / 2016]
en español, con punto y coma como separador de argumentos.

Mis datos están en la Hoja1, filas 2 a 500, con cabeceras en la fila 1:
- Columna A: Fecha
- Columna B: Comercial
- Columna C: Región
- Columna D: Importe en euros

Están en un rango normal, no en una Tabla de Excel.

Necesito: [describe aquí el resultado que quieres en una frase]

Devuélveme:
1. La fórmula en español, lista para pegar en la celda F2
2. Qué hace cada argumento, en una línea por argumento
3. Desde qué versión de Excel está disponible
4. Qué pasa si no encuentra datos o si hay celdas vacías

Si hay más de una forma de hacerlo, dame la más simple

Los cuatro puntos del final no son adorno. El tercero es el que te evita que te proponga una función que tu versión no tiene, y el cuarto es el que fuerza a la IA a envolver la fórmula en SI.ERROR cuando hace falta, algo que por defecto casi nunca hace.

La línea sobre la Tabla también importa. Si tus datos sí están dentro de una Tabla de Excel (las que se crean con Ctrl+T), la IA te dará D2:D100 y Excel lo reescribirá solo como [@Importe]. La fórmula funciona igual, pero verás algo distinto de lo que pegaste y pensarás que se ha roto. Si es tu caso, cambia esa línea por el nombre de tu tabla.

Cuando la fórmula que te devuelve no funciona, este segundo prompt suele resolverlo:

Fórmula actual: [pega aquí la fórmula completa]

Me devuelve el error [pega el error exacto que ves].

Mis datos reales en las tres primeras filas son:
[pega tres filas de ejemplo, con sus cabeceras]

Dime qué está fallando y dame la fórmula corregida.
No cambies de enfoque si el actual es válido: corrígelo

Fórmula actual: [pega aquí la fórmula completa]

Me devuelve el error [pega el error exacto que ves].

Mis datos reales en las tres primeras filas son:
[pega tres filas de ejemplo, con sus cabeceras]

Dime qué está fallando y dame la fórmula corregida.
No cambies de enfoque si el actual es válido: corrígelo

Fórmula actual: [pega aquí la fórmula completa]

Me devuelve el error [pega el error exacto que ves].

Mis datos reales en las tres primeras filas son:
[pega tres filas de ejemplo, con sus cabeceras]

Dime qué está fallando y dame la fórmula corregida.
No cambies de enfoque si el actual es válido: corrígelo

Esa última línea evita un comportamiento habitual y molesto, que es que ante un error la IA te proponga una solución completamente distinta en vez de arreglar la que ya tenías.

El protocolo de comprobación en treinta segundos

Nunca des por buena una fórmula generada sin pasarle esto. Son cinco comprobaciones y se hacen rápido:

1. Pruébala en una fila que sepas resolver a mano. Si conoces el resultado de antemano y la fórmula te da otra cosa, has terminado la revisión.

2. Comprueba los extremos. Aplícala a una fila vacía y a una con un valor cero. Es donde aparecen los #¡DIV/0! y los #N/D.

3. Arrastra tres filas y mira las referencias. Si algo debía quedarse fijo y se ha movido, faltan los $.

4. Añade una fila al final y mira si entra en el cálculo. Si el total no se mueve, el rango se quedó corto: acaba en la fila 100 y tus datos llegan a la 340.

5. Cuadra el total contra algo que ya tengas. Y si tienes filtros aplicados, ten presente que SUMA cuenta también las filas ocultas. Para sumar solo lo visible se usa SUBTOTALES.

Este protocolo importa más de lo que parece. La propia Microsoft advierte de que no se deben usar resultados generados por IA para informes financieros, documentos legales u otros escenarios de alto riesgo. Cuando el fabricante de la herramienta te lo dice en su documentación, conviene tomárselo en serio.

El estado de la IA dentro de Excel

Conviene distinguir dos cosas que suelen confundirse.

El panel lateral de Copilot está disponible de forma general para cuentas con licencia de Microsoft 365 Copilot, y también para suscriptores particulares de Microsoft 365 Premium. Es un chat integrado en la aplicación: le describes lo que quieres, mira tus datos y te propone fórmulas, resúmenes, clasificaciones o gráficos. Funciona razonablemente bien porque ve la estructura real de tu hoja, que es justo el contexto que tienes que escribir a mano cuando usas un chat externo.

Dos límites que conviene saber antes de confiarle nada: el panel no lee rangos que no le señales, así que si tu hoja tiene varias tablas hay que indicarle cuál, y no funciona en libros etiquetados como confidenciales mediante las etiquetas de confidencialidad de la organización. En una empresa con política de etiquetado activa, eso deja fuera buena parte de los archivos que más interesaría analizar.

La función =COPILOT() es otra cosa, y aquí hay una noticia que conviene conocer antes de construir nada sobre ella. Era una función que se escribía dentro de una celda, recibía una instrucción en lenguaje natural más un rango de datos, y devolvía el resultado en la propia cuadrícula. Estaba en fase de prueba a través de los programas Insider y Frontier, requería licencia de pago y tenía un límite de 100 llamadas cada diez minutos.

Microsoft la retira el 14 de septiembre de 2026. La compañía tenía prevista su disponibilidad general para enero de 2027 y ha decidido cancelarla antes de llegar ahí. La recomendación oficial es usar el panel lateral, que cubre buena parte de los mismos casos.

Y hay una consecuencia práctica que conviene atender ya: a partir de esa fecha no solo dejan de poder crearse fórmulas nuevas, sino que las llamadas a =COPILOT() que ya existan en tus hojas dejan de calcular. Si alguien de tu equipo la metió en algún archivo de trabajo, merece la pena convertir esos resultados a valores fijos antes del 14 de septiembre: se seleccionan las celdas, se copian y se pegan con Pegado especial → Valores. Si has visto tutoriales recientes que la enseñan, ya están obsoletos.

Por qué a veces las fórmulas dejan de actualizarse

Es una situación desconcertante: cambias un dato de origen y el resultado se queda como estaba. Hay cuatro causas posibles y conviene descartarlas en este orden.

El primero de la lista suele ser la explicación cuando el archivo viene heredado de otra persona: alguien lo puso en manual porque iba lento y nadie lo devolvió a automático.

Las dos filas centrales se confunden constantemente entre sí y tienen arreglos distintos. La pista para distinguirlas es el alcance: si el problema afecta a una celda concreta, es formato; si la hoja entera se ha llenado de fórmulas visibles, es la vista.

Cuando te encuentras haciendo esta clase de arreglos muchas veces, suele ser señal de que el proceso pide automatización de verdad. Ahí es donde entran las macros de Excel, que resuelven la repetición de otra manera.

Preguntas frecuentes

¿Por qué la IA me da funciones de Excel que no existen?

Porque los modelos aprenden de documentación en inglés, de Google Sheets y de foros de versiones distintas, y al traducir mezclan las tres cosas. Los casos más habituales son proponer funciones de Sheets que Excel no tiene, y dar nombres en inglés a un Excel en español. La forma de cortarlo es pedirle siempre que confirme en qué versión concreta existe la función, y comprobarlo escribiendo el nombre en una celda: si Excel no la autocompleta, no existe en tu versión.

¿Cambia la sintaxis si mi Excel está en inglés?

Cambian los nombres de las funciones (SUMAR.SI es SUMIF) y, casi siempre, el separador pasa a ser la coma. La lógica y el orden de los argumentos son idénticos. Cambian también los códigos de formato de TEXTO: lo que en español es "dd/mm/aaaa", en inglés es "dd/mm/yyyy". Un detalle que despista: el separador no lo fija el idioma de Excel sino la configuración regional del sistema operativo, así que puedes tener Excel en español y separador de coma.

¿Qué diferencia hay entre SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO?

SUMAR.SI admite un solo criterio y SUMAR.SI.CONJUNTO admite varios. Cuidado con una trampa: el orden de los argumentos es distinto entre las dos. En SUMAR.SI el rango que se suma va al final, y en SUMAR.SI.CONJUNTO va el primero. Es un error muy frecuente al pasar de una a otra.

¿Necesito pagar Copilot para usar IA con Excel?

No para escribir fórmulas. Puedes usar cualquier asistente gratuito describiéndole tu hoja y pegando la fórmula que te devuelva. Lo que da la licencia de Microsoft 365 Copilot es el panel integrado, que ve tus datos directamente y te ahorra describir la estructura en cada consulta. Para un uso ocasional, el chat externo con un buen prompt cubre lo mismo.

¿Sigue mereciendo la pena aprender fórmulas si la IA las escribe?

Sí, pero menos y distintas. Las diez o quince de uso diario compensan porque escribirlas es más rápido que abrir un chat y describir el contexto. El resto no hace falta memorizarlas. Lo que sí conviene aprender bien es a leer una fórmula ajena y a detectar cuándo devuelve un resultado que no cuadra, porque ese trabajo no lo hace la IA por ti.